Osoby, które często bywają na tak zwanych imprezach masowych, jednak nie mają nic wspólnego z ich organizacją, nie mają też tak naprawdę żadnego pojęcia o tym, jak wygląda owa organizacja imprez masowych. A z całą pewnością, jak zresztą w przypadku wszystkich innych wydarzeń na większą skalę, nie jest to zadanie łatwe. Trzeba zadbać o całe mnóstwo szczegółów i żadnego z nich nie można pominąć, trzeba zatrudnić zwyczajowo ogromną ilość osób i każdej z nich powierzyć konkretne zadanie. Dużą grupą osób musi kierować jakiś lider, a na to stanowisko należy wybrać osobę odpowiedzialną, kompetentną, zaradną...
Impreza masowa, czyli...
Organizacja imprezy masowej wiąże się z pewnymi obwarowaniami prawnymi, planując taką imprezę należy spełnić konkretne wymogi, a nie jest ich mało. Dlatego też mając w planach organizację większej imprezy, dobrze jest dowiedzieć się, jaki „status” będzie ona posiadać – czy będzie ona imprezą masową czy jeszcze nie. Zasady organizowania takich imprez są określone w ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych (zarówno zasady organizowania, uprawnienia oraz obowiązki organizatora).
Ustawa mówi, iż impreza masowa to impreza artystyczno-rozrywkowa bądź też sportowa. Ważne jest określenie potencjalnej ilości uczestników imprezy. Na stadionie czy też otwartym terenie musi znajdować się miejsce dla co najmniej 1000 osób, a w budynku dla co najmniej 500 osób (300 osób w przypadku imprezy sportowej), aby imprezę można było zaliczyć do masowych. Wejście na imprezę masową może być zarówno bezpłatne jak i biletowane.
Bezpieczeństwo na imprezie masowej
Zapewnienie bezpieczeństwa na imprezie masowej jest jednym z najważniejszych zadań, jakie spoczywają na organizatorach. Należy bowiem zdawać sobie sprawę z tego, że w przypadku wydarzeń, na które przybywa wielu uczestników prawdopodobieństwo rozmaitych zagrożeń jest znacznie większe niż w małej grupie. Nad dużą grupą jest też o wiele trudniej zapanować, dlatego też organizatorzy imprezy masowej zawsze muszą liczyć się z komplikacjami i na owe komplikacje muszą być doskonale przygotowani. Jak wiadomo, nie wszyscy, którzy przychodzą na daną imprezę, robią to po to, aby dobrze się bawić, ale wręcz przeciwnie – aby popsuć dobrą zabawę innym. Takich osób zawsze jest przynajmniej kilka na każdej imprezie.
Organizacja imprezy masowej krok po kroku
Naturalnie, nie da się w kilku zdaniach szczegółowo wyjaśnić, jak powinny wyglądać przygotowania do imprezy masowej. Można jednak wymienić kilka podstawowych, najważniejszych punktów. Niemal każda impreza ma jakąś „gwiazdę”. W przypadku koncertu będzie to oczywiście jakiś zespół muzyczny, wokalista czy wokalistka, w przypadku innego występu może to być kabaret etc. Imprezami masowymi mogą być także różnego rodzaju wystawy, targi. Im bardziej znana i ceniona „gwiazda”, tym większe prawdopodobieństwo tego, że wydarzenie będzie cieszyć się ogromnym zainteresowaniem ze strony potencjalnych uczestników. Zanim „wypuścimy w obieg” informację o organizacji imprezy, najpierw naturalnie musimy zaprosić konkretne „gwiazdy”. Trzeba ustalić termin, gażę (chyba, że ktoś decyduje się występować za darmo), podpisać stosowne umowy.
Jednocześnie trzeba znaleźć najbardziej odpowiedni obiekt do urządzenia określonego wydarzenia. Musi on być w pełni do dyspozycji w dniu imprezy – i tutaj znowu pojawia się kwestia opłat za wynajęcie, podpisywania umów. Zazwyczaj na imprezach masowych centralnym punktem jest scena, na której ktoś ma występować. Należy bezwzględnie zadbać o to, aby była ona dobrze przygotowana i wyposażona.
I oczywiście reklama! Często jest to jeden z kosztowniejszych punktów organizacji imprezy, ale bez dobrej reklamy ani rusz! W dobrą reklamę zakrojoną na szeroką skalę warto zainwestować szczególnie w przypadku, gdy organizujemy wydarzenie o naprawdę dużej randze (przykładowo występ jednego z najbardziej popularnych zespołów). Wszyscy i wszędzie muszą mieć możliwość dowiedzenia się o wydarzeniu na długo przed jego datą.
Już na wstępie musimy zdać sobie sprawę z tego, że samodzielnie czy też mając do dyspozycji zaledwie kilkuosobowy zespół ludzi, nie jesteśmy w stanie przygotować dużej imprezy nie pomijając pewnych istotnych szczegółów. Każdy jeden element imprezy powinien być organizowany przez profesjonalistów, którzy znają się na danej dziedzinie. Często doskonałym rozwiązaniem może okazać wynajęcie zewnętrznej firmy zajmującej się na co dzień organizacją imprez różnego rodzaju. Firma taka posiada nie tylko doświadczenie, ale także odpowiednie zaplecze, niezbędne sprzęty, duży zespół pracowników, z których każdy odpowiedzialny jest za określone kwestie organizacyjne.
Po więcej szczegółów zapraszamy na stronę 3Tech.eu - obsługa techniczna koncertów